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Führen von Personalakten im öffentlichen Dienst. Personalaktenrecht im öffentlichen Dienst

Zu einem modernen Personalmanagement und einer rechtlich korrekten Personalverwaltung gehört das systematische und formalisierte Anlegen und Führen von Personalakten. Diese sind zudem Voraussetzung für eine adäquate Personalführung und Personalplanung sowie Grundlage für Entscheidungshilfen bei Personalmaßnahmen. Darüber hinaus werden weitere Tatbestände im so genannten Personalaktenrecht geregelt.

Personalakten sollen einerseits umfassend und lückenlos Auskunft geben über die Herkunft, Ausbildung, den beruflichen Werde- und Bildungsgang sowie sonstige relevante dienstliche Daten und über das dienstliche und außerdienstliche Verhalten. Andererseits haben Beschäftigte das Interesse, dass Personalakten keine Unterlagen enthalten, die Ihnen in irgendeiner Form (beruflichen) Nachteil verschaffen könnten.

Während der Arbeitgeber im Rahmen seiner Nebenpflichten grundsätzlich für das Anlegen und Führen der Personalakte verantwortlich ist, regelt § 3 Abs. 5 des TVöD lediglich das Recht der Beschäftigten, in die Personalakte Einsicht zu nehmen. Eine weitere Regelung sieht das Tarifrecht nicht vor. Allerdings gelten für die TVöD-Beschäftigten seit 2012 auch die Regelungen zur Führung von Personalakten nach dem Beamtenrecht. Lediglich für die übrigen, weder verbeamteten noch die nach dem TVöD beschäftigten Arbeitnehmer in öffentlichen Einrichtungen gelten die gesetzlichen Bestimmungen unmittelbar. Allerdings regeln die in unterschiedlichen Gesetzen hinterlegten Vorgaben nur wenige den Alltag des Führens von Personalakten betreffende Erfordernisse.

Im Seminar lernen Sie, Personalakten systematisch und adäquat anzulegen und zu führen und Sie lernen die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen.

Inhalte

  • Begriff, Bedeutung und Funktion von Personalakten
  • Grundbegriffe und Grundlagen des Personalaktenrechts für Beamte, TVöD-Beschäftigte und sonstige Beschäftigte in öffentlichen Einrichtungen
    • Materiell-rechtlicher und formeller Personalaktenbegriff
    • Personalaktenführung
    • Vollständigkeit, Offenheit, Vertraulichkeit
    • In die Personalakte aufzunehmende und nicht aufzunehmende Unterlagen
    • Aufbewahrungsfristen
  • Inhalt und Aufbau der Personalakte (Haupt-/Grund- und so genannte Teil-/Neben-/Beiakten)
  • Beteiligung von Beschäftigten bei der Führung der Personalakten (u.a. Einsichtnahme, Anhörung, Berichtigung und Entfernung von Unterlagen)
  • Entnehmen von Vorgängen aus der Personalakte
  • Geheimhaltungsgebot
  • Personalaktenrecht und Datenschutzrecht
  • Ausblick auf die Digitalisierung von Personalakten

Hinweis:
Dieses Seminar bieten wir Ihnen für die unterschiedlichen Voraussetzungen nach dem Betriebsverfassungsgesetz und den Bestimmungen der Tarifverträge TVöD, TV-L, TVV an. Bitte beachten Sie hierzu die unterschiedlichen Seminarbeschreibungen.

Zielgruppe:
Personalleiter/innen, Personalfachleute, Personalsachbearbeiter/innen, Datenschutzbeauftragte, Beschäftigte aus IT-Abteilungen, die mit der Einführung der digitalen Personalakte befasst sind, Personalratsmitglieder, Betriebsratsmitglieder.

Methodik:
Information mit Diskussion; Einzel- und Gruppenarbeit

Lernmittel:
Veranstaltungsunterlagen

Referent:
Dr. Stefan Paul Werum, M. Sc. (Management), STEFAN WERUM Consulting Hamburg

Teilnehmerbeschränkung:
15 Personen

Dauer:
1  Tag

© Dr. Stefan Paul Werum 2017